====== KSH: Interface - Evasys ======

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===== Absprachen =====

24.07.2025

20 Uhr als Schließzeit


aus der Word-Datei von Frau Topp vom 15.07.2025 (Email) 

==== 1. Lehrveranstaltungsevaluationen ====


Für die Automatisierung der Lehrveranstaltungsevaluationen wurde das in den folgenden beiden Abschnitten beschriebene inhaltliche und technische Vorgehen beschlossen.

=== 1.1 Inhaltliche Vorgaben ===


Es wurden folgende inhaltliche Vereinbarungen für die Umsetzung der automatisierten Durchführung der Lehrveranstaltungsevaluationen getroffen:

1. Alle Lehrende der KSH-München erhalten für jede ihrer Lehrveranstaltung zu Beginn jedes Semesters einen Evaluierungslink und -QR-Code, den sie zu jedem Zeitpunkt im Semester einsetzen können.

2. Wird **eine Lehrveranstaltung von mehreren Lehrenden** abgehalten, so erhält **jeder der Lehrenden einen eigenen Evaluationslink**.

3. Die Befragungen werden abhängig vom vorletzten Termin jeder Veranstaltungsreihe wieder geschlossen. Dabei werden zu diesem Zweck folgende beide Lehrveranstaltungstypen für die Automatisierung definiert: 
- **Blockveranstaltungen: Lehrveranstaltungen, die aus höchstens 5 Terminen bestehen**. 
- **Regelveranstaltungen: Lehrveranstaltungen, die aus mindestens 6 Terminen bestehen**.

Die Schließung der Befragungen erfolgt dann nach der folgenden Regel: 
  * Blockveranstaltungen: 7 Tage nach dem letzten Veranstaltungstermin. 
  * Regelveranstaltungen: 6 Tage vor dem letzten Veranstaltungstermin. 
Hintergrund bei der Festlegung der Schließtermine ist einerseits der Wunsch von Lehrenden nach der Möglichkeit, die Evaluierungsergebnisse im letzten Veranstaltungstermin mit den Studierenden besprechen zu können, und es andererseits bei Lehrveranstaltungen mit nur wenigen Veranstaltungsterminen meist nicht sinnvoll ist, vor dem letzten Veranstaltungstermin evaluieren zu lassen.

Es ist hierbei bewusst, dass diese Definition von Block- und Regelveranstaltungen nicht auf alle Veranstaltungen der KSH-München zutrifft. Sie wurde gewählt, weil es aufgrund der Vielzahl von Lehrveranstaltungsformen an der KSH München nicht möglich ist, bei einer Automatisierung jede Vorlesungseigenart zu berücksichtigen.

4. Ab Mitte des Wintersemesters 2025/2026 soll es die Möglichkeit geben, über einen Link individualisierte Schließungstermine für Lehrveranstaltungen einzutragen. Dies soll Lehrenden mit Lehrveranstaltungen, die nicht gut in obiges Regelwerk passen, die Möglichkeit geben, ein passendes Schließungsdatum anzugeben, sowie Lehrenden, die ihre Evaluation in der Mitte des Semesters durchführen möchten, die Möglichkeiten geben, ein früheres Schließungsdatum anzugeben.

5. Die Auswertungsberichte werden direkt nach Umfrageschließung automatisiert erzeugt und ebenfalls automatisiert per E-Mail an den Lehrenden verschickt.

Offen: Frau Schneider: Zusammenlegung der beiden Seminare zu einer Evaluation

=== 1.2 Datenfelder der Automatisierungsdatei im CSV-Format ===


Folgende Daten-Felder müssen mit Informationen aus AcademyFIVE befüllt werden, damit die automatisierte Durchführung von Evaluationen möglich ist:

Datenfeld Inhalt Datenfeld Inhalt

usertype „dozent/in“ course_name Name der Lehrveranstaltung

projectname „0“ course_code Veranstaltungsnummer

modulename „0“ course_location „0“

professional_title „Prof. Dr.“, „Dr.“, „“ Program_of_studies Studiengangsname/n

title „Frau“, „Herr“ course_type „1“ (bedeutet Vorlesung)

surname Nachname Dozent/in course_participants Anzahl Vorlesungsteilnehmende

firstname Vorname Dozent/in

email E-Mail-Adresse Dozent/in


Datenfeld Inhalt Datenfeld Inhalt Datenfeld Inhalt

user_external_id „0“ Datenfelder Datenfelder

course_external_id „0“ bezüglich bezüglich

secondary_instructor_external_ids „0“ Umfragen- Berichts-

module_course_position „0“ Erzeugung Erzeugung

module_course_main „0“ und und

course_period „0“ Schließung Verschickung




=== Zu klären mit Herrn Schmid: ===


- Gibt es eine csv-Datei pro Fakultät? (Die Konto-Zuordnung zu einer Fakultät wird nach der Fakultäts-Zuordnung der LV befüllt, und nicht nach der Zuordnung der Dozierenden)

- Wird die Periode von evasys automatisch dem aktuellen Semester angepasst?

- Wie werden an jedem Semesteranfang die Umfragen/Konten des vergangenen Semesters wieder gelöscht? (Außer die Konten derjenigen Dozierenden, die selbst mit evasys evaluieren.)


Folgende Lehrveranstaltungen müssen aus der CSV-Datei herausgefiltert werden, da für sie keine automatisierte Evaluierung erfolgt:

- Lehrveranstaltungen ausschließlich für Erasmus-Studierende,

- Lehrveranstaltungen des Studienganges BEFAS,

- Lehrveranstaltungen der Virtuelle Hochschule,

- Lehrveranstaltungen des IBS,

- Lehrveranstaltungen von Lehrenden, die eigenständig in evasys evaluieren.


==== 10.07.2025 ====

  * Termin mit Frau Topp und Herrn Schwarz
  * email vom 08.07.2025: "Wir würden vorschlagen, dass alle Veranstaltungen, die bis einschließlich 5 Termine haben, zu den Blockveranstaltungen gezählt werden, und alle Veranstaltungen, die 6 oder mehr Termine haben, zu den Regelveranstaltungen gezählt werden."
  * Schließtermine
    * Regel-LV: 6 Tage vor dem letzten Termin
    * Block-LV: 7 Tage nach dem letzten Termin

==== 22.05.2025 ====

  * Schließen der Evaluation VorVorLetzter Termin + 8 Tage
  * Anfrage: Regelwerk für jede LV, ob und wann Evaluation gewünscht - machbar, wie hoch ist der Aufwand
  * bis zum 03.06.2025 Rückmeldung von mir an Frau Topp zu den Feldern: vor allem "Schließen der Evaluation"
  * heute Früh an Herrn Klimmec Email geschrieben

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